Date d’entrée en vigueur : 1er février 2024
Actualisation : 1er mars 2024
L’Association du Domaine de l’Érablière d’Orford s’engage à protéger tous les renseignements personnels recueillis et utilisés dans la conduite de ses activités. Notre politique de protection des renseignements personnels décrit nos normes de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation de vos renseignements personnels et votre droit d’accès à ceux-ci.
Définition et objectif de la collecte renseignements personnels
Les renseignements personnels sont les données qui concernent un « individu identifiable ». Il s’agit de renseignements qui, seuls ou jumelés à d’autres données, permettent de vous identifier en tant qu’individu. Les informations professionnelles telles que les adresses courriels corporatives et les numéros de téléphones affaires ne sont pas considéré pour étant des renseignements personnels.
Lorsqu’un visiteur navigue sur le site de l’Association (https://domainedelerabliere.ca) certaines données sont collectées et échangées automatiquement entre l’ordinateur de l’usager et le serveur web qui héberge notre site. Ces données sont utilisées afin de mesurer et d’améliorer l’efficacité du site et de ses contenus. En aucun temps elles seront divulguées à des tiers ou utiliser à des fins commerciales. Les informations recueilles comprennent :
- Le fournisseur d’accès Internet;
- L’adresse IP de la machine utilisée;
- La localisation de l’usager;
- Date, heure et durée de la visite;
- Les pages visitées et le temps passé sur celles-ci;
- Le site Internet d’où le visiteur arrive, si applicable;
- Le navigateur et le système d’exploitation utilisés.
En aucun temps, nous ne pouvons identifier l’individu qui navigue sur notre site web. Les différents paramètres concernant la confidentialité sur notre site web peuvent être configurés via notre outil de gestion de traceurs qui apparait automatiquement à chacune des visites.
Un résident qui souhaite devenir membre de l’association doit habiter le secteur tel qu’il a été défini dans les règlements généraux de l’association. Pour déterminer l’admissibilité nous vérifions avec le registre foncier public du Canton d’Orford que le demandeur habite bel et bien du secteur. Avec le consentement du membre, nous tenons notre propre registre de suivi des membres et de leurs adhésions. Ce fichier contient le nom des membres, leur adresse dans le secteur, leurs numéros de téléphones et adresses courriels. Conformément aux articles 39 et 41 des règlements généraux, aucun des renseignements détenus par l’association n’est transmis à des tiers, sauf dans les limites exprimées par l’article 41, qu’à certaines personnes pour des usages spécifiques à l’association.
Responsabilité
Nous sommes responsables de la protection des renseignements personnels que nous avons en notre possession y compris ceux que nous confions à des tiers, tels que vos informations de paiements. Ces derniers sont assujettis aux mêmes normes et à la même règlementation que nous.
Comme stipulé par la loi, nous avons une responsable de la protection des renseignements personnels qui veille à l’application de l’actuelle politique ainsi que les processus et les procédures entourant la protection de vos renseignements personnels. Tous nos administrateurs sont au courant de cette politique et ont été formés pour l’appliquer à la lettre.
Consentement
Lorsque nous obtenons de l’information vous concernant, nous demandons en premier lieu votre consentement par écrit à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements recueillis pour les fins indiquées. Vos renseignements personnels ne peuvent être consultés que par les personnes autorisées, et ce, uniquement dans l’exercice de leurs fonctions.
Nous solliciterons votre consentement lors de toute autre utilisation, divulgation ou collecte de vos renseignements personnels ou lorsque les fins pour lesquelles vos renseignements ont été collectés changent.
Nous ne communiquerons pas vos renseignements personnels sans votre consentement, à moins que la Loi sur la protection des renseignements personnels ne l’autorise. Dans le cas d’une communication autorisée par la loi, nous tenterons de ne communiquer que les renseignements précis qui sont nécessaires dans les circonstances et, dans la mesure du possible, nous vous en informerons.
Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
Nous protégerons les renseignements personnels contre la perte ou le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée, la modification ou la destruction, par des mesures administratives, techniques et physiques appropriées de sécurité et de protection selon les meilleures pratiques.
Conservation des renseignements
Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies. La conservation, l’élimination et la destruction des renseignements personnels sont exécutées conformément à la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée du gouvernement du Canada.
Demande d’accès et de modifications
Vous pouvez avoir accès à vos renseignements personnels ou les corriger. Vous pouvez également poser des questions sur la manière dont nous utilisons vos renseignements personnels et dans quels buts. Nous vous transmettrons ces informations dans un délai de 5 jours ouvrables à compter de la date de réception de votre demande par écrit. Vous ne pouvez faire de demande que pour les informations qui vous concernent à moins que la Loi ne l’autorise et l’oblige.
Pour toute demande d’accès ou pour apporter des modifications à vos informations personnelles, vous pouvez communiquer avec :
Alain Lafond, Responsable de la protection des renseignements personnels
Plaintes et questions
Pour toute plainte ou question relativement à la présente politique ou à la manière dont nous gérons les renseignements personnels, vous devez vous adresser par écrit, à la personne responsable figurant ci-haut.
Chaque plainte sera l’objet d’une enquête interne et lorsque fondée, nous prendrons les mesures appropriées pour y répondre et apporter les correctifs lorsque nécessaire.
Mise à jour de la politique
La présente politique sera révisée à chaque trois ans ou dans l’éventualité où des changements seraient apportés à la législation en vigueur. Par ailleurs, si vous croyez que nous n’adhérons pas aux principes énoncés dans la présente politique, vous êtes invité à en aviser notre responsable qui prendra en charge et traitera votre demande.
Alain Lafond, Responsable de la protection des renseignements personnels
