L’Association du Domaine de l’Érablière d’Orford
REGLEMENT NO. 1
Étant les règlements généraux de la corporation l’Association du Domaine de l’Érablière d’Orford, incorporée selon les dispositions de la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec par lettres patentes.
IL EST DÉCRÉTÉ par le présent règlement que :
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 1
Interprétation
Les termes employés au singulier seulement comprennent le pluriel et vice-versa, ceux employés au masculin comprennent le féminin et vice-versa et ceux s’appliquant à des personnes physiques s’entendent aussi pour des personnes morales notamment les sociétés et tous les autres groupements non constitués en corporation.
Les délais exprimés en jours comprennent les jours ouvrables, les fins de semaines, les congés ferriés ou toute journée au calendrier. Toutefois les journées comprises entre le 23 décembre et le 31 décembre inclusivement, de même qu’entre le 1er janvier et le 4 janvier inclusivement sont EXCLUES des jours exprimés dans un délai.
Article 2
Primauté
En cas de contradiction entre la Loi, l’acte constitutif ou les règlements, la Loi prévaut sur l’acte constitutif et les règlements, et l’acte constitutif prévaut sur les règlements.
Article 3
Définition
Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, les mots suivants ont le sens et l’application que leur attribue le présent règlement :
a) le mot « corporation » désigne l’Association du Domaine de l’Érablière d’Orford.
b) le mot « administrateur » désigne un membre du conseil d’administration de la corporation.
c) le mot « membre » désigne les personnes faisant partie de l’une des catégories de membre de la corporation.
d)Terrain constructible : Terrain dont les caractéristiques permettent la construction d’un immeuble résidentiel répondant à toutes les lois et tous les règlements municipaux et provinciaux ainsi qu’à tout autre loi ou règlements applicables en vertu de ces lois
e) Copropriétaire : Personne physique étant copropriétaire en vertu d’un acte notarié et identifiée comme propriétaire ou copropriétaire au rôle d’évaluation foncière de la municipalité du Canton d’Orford.
f) PERSONNE MORALE : S’entend d’une fiducie familiale, une corporation ou toute autre personne morale légalement constituée
Article 4
Siège social
Le siège social de la corporation est situé sur le territoire de la Ville d’Orford au Domaine de l’Érablière ou à tout autre endroit déterminé par le conseil d’administration.
Article 5
LA CORPORATION
L’association du Domaine de l’Érablière est un organisme à but non lucratif dont les lettres patentes ont été délivrées par le Registraire des entreprises, en vertu de la Loi sur les compagnies, le 29 mars2019 sous le matricule 1174445321
La CORPORATION vise à regrouper tous les propriétaires d’immeubles situés sur les rues suivantes : Écorce, Bourgeon, Aubier, de la Sève, Goudrelle, Fleur de Mai, Érablière, Savoyane Trèfle, ainsi que les résidants du côté Ouest du chemin Alfred-Desrochers entre les rues Fleur de Mai et de la Sève [AL1]
Article 6
BUTS
La CORPORATION vise à :
·Renforcer le sentiment d’appartenance des propriétaires;
·Faciliter la communication entre les propriétaires, notamment par l’information diffusée sur son site WEB et par le biais d’activités récréatives;
·Sensibiliser les propriétaires à leurs droits, obligations et responsabilités;
·Promouvoir le respect de l’environnement et des bonnes habitudes de vie des résidents.
Article 7
OBJECTIFS
·Profiter à longueur d’année d’un environnement agréable, sain et paisible tout en respectant la nature, la vie aquatique et la faune;
·Promouvoir la protection de l’environnement du lac à la Truite;
·Inviter les propriétaires à initier et participer à des activités récréatives et sportives ;
·Collaborer avec les instances municipales et régionales, les autres associations de propriétaires à tout projets visant à rehausser la qualité de vie;
·Participer à toute démarche connexe visant directement ou indirectement à répondre aux droits collectifs des propriétaires du Domaine de l’Érablière d’Orford.
Article 8
CATÉGORIES DE MEMBRES
Membre:
Toute personne âgée de 18 ans ou plus et possédant un terrain constructible ou une résidence dans la zone déterminée peut devenir membre de la CORPORATION.
Un membre a la responsabilité de prendre connaissance des règlements généraux et de l’information contenue sur le site Web de la corporation.
Un membre régulier a la responsabilité de fournir sur son formulaire d’inscription une adresse postale et une adresse courriel permettant de le rejoindre, entre autres pour la transmission des avis de convocation aux assemblées. Il doit également transmettre en cours d’année au secrétaire tout changement à ses adresses (internet ou postale ou les deux).
Seul une personne physique et propriétaire d’une résidence ou d’un terrain constructible peut être membre. Si un terrain ou une résidence est détenu en copropriété par plus d’une personne physique, un maximum de deux personnes peuvent devenir membre en payant chacune la cotisation, jusqu’à concurrence de deux membres par propriété ou groupe de propriété.
Aucune stipulation au présent règlement ne peut permettre à une personne physique ou à une PERSONNE MORALE d’exercer plus d’un droit de vote aux assemblées.
De plus, un propriétaire possédant plusieurs terrains constructibles et/ou résidences n’a droit qu’à un seul vote pour l’ensemble des propriétés détenues.
Une PERSONNE MORALE possédant un ou plusieurs terrains constructibles ou une ou plusieurs résidences peut devenir membre à condition de satisfaire toutes les conditions de membre et de désigner par résolution une personne physique agissant comme représentant qui, elle, pourra agir en tant que membre au nom de la PERSONNE MORALE. Une copie certifiée de la résolution doit être remise avec le formulaire d’inscription.
Article 9
MEMBRE EN RÈGLE
Le statut de membre en règle de la corporation est attribué à tout membre ayant rempli toutes les conditions d’admissibilité, et acquitté sa cotisation. Le statut de membre en règle donne le droit de participer à toutes les activités de la CORPORATION, de recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, d’assister à ces assemblées et d’y voter. Le membre en règle est éligible au titre d’administrateur de la corporatio[
Article 10
COTISATION ANNUELLE
Les administrateurs fixent annuellement ou sur toute autre base, la cotisation des membres de la corporation[ , ainsi que les modalités de paiement s’il y a lieu. Elle couvre la période du 1er janvier au 31 décembre. Un propriétaire de plusieurs terrains ne paie qu’une seule cotisation annuelle. Tout retard dans le paiement de la cotisation ou de toute redevance de la part d’un membre peut entraîner pour ce membre la perte de son statut de membre en règle de la corporation et par conséquent, la perte de ses droits et privilèges au sein de la corporation, incluant son droit de vote. Les cotisations payées ne sont pas remboursables en cas d’expulsion, de suspension ou de retrait.
Article 11
SUSPENSION ET EXPULSION
Le conseil d’administration peut, par résolution, suspendre ou expulser tout membre qui, à son avis, enfreint les présents règlements ou tout autre règlement de la corporation ou dont la conduite est jugée préjudiciable à cette dernière. Cependant, avant de prononcer la suspension ou l’expulsion d’un membre, le conseil d’administration doit, par lettre recommandée, l’aviser de la date, de l’heure et de l’endroit de l’audition de son cas et lui donner la possibilité de se faire entendre. L’expulsion d’un membre comporte sa disqualification à ce titre et, le cas échéant, aux titres d’administrateur et de dirigeant de la corporation. Toutefois, toute suspension ou expulsion d’un membre ne le libère pas de ses obligations financières à l’égard de la corporation y compris, s’il y a lieu, le paiement de la cotisation annuelle. La décision du conseil d’administration, prise après avis donné de la latitude de se faire entendre, sera finale et sans appel.
ARTICLE 12
DÉMISSION
Un membre peut démissionner en tout temps par lettre ou courriel adressé au secrétaire de la corporation. Sa démission ne libère toutefois pas le membre du paiement de toute somme due à la corporation avant que sa démission ne prenne effet. La cotisation annuelle n’est pas remboursée en tout ou en partie au membre qui démissionne.
Article 13
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE (AGA)L’assemblée générale annuelle des membres a lieu à l’endroit, à la date et à l’heure déterminés dans l’avis de convocation expédié 15 jours au moins avant la tenue de l’assemblée. Cet avis de convocation est accompagné d’un ordre du jour et du procès-verbal de l’assemblée générale de l’année antérieure. L’assemblée générale annuelle doit se tenir dans les cinq (5) mois suivant la fin de l’exercice financier.
L’ordre du jour de l’assemblée annuelle comprend les points suivants :
•adoption de l’ordre du jour;
•adoption du procès-verbal de l’assemblée précédente;
•dépôt du rapport d’activités;
•dépôt du bilan, des états financiers et des commentaires des vérificateurs;
•élection des administrateurs de la corporation;
•nomination de deux (2) vérificateurs et d’un remplaçant, en cas d’incapacité d’agir de l’un des deux, choisis parmi les membres réguliers non administrateurs de la corporation, pour procéder à la vérification des comptes de la corporation;
•ratification des règlements et de leurs modifications.
Les membres prendront aussi connaissance de toute autre affaire dont l’assemblée pourra être saisie et en disposeront, le cas échéant.
Article 14
CONVOCATION DES MEMBRES
Toute assemblée annuelle des membres peut être convoquée par un avis donné par courrier postal ou électronique, par téléphone, par télécopieur ou remis en mains propres aux membres de la corporation, au moins dix (15) jours ouvrables avant l’assemblée, par le secrétaire ou toute autre personne désignée par le conseil d’administration ou par les signataires d’une demande de convocation dans le cas prévu à l’article précédent. L’avis de convocation d’une assemblée extraordinaire des membres devra respecter un délai d’au moins quarante-huit (48) heures et y mentionner, en plus de la date, de l’heure et de l’endroit de l’assemblée, le ou les sujets de l’assemblée. Seuls les sujets apparaissant sur l’avis de convocation pourront y être étudiés. La présence d’un membre à une assemblée couvre le défaut d’avis de convocation quant à ce membre. Aucune erreur ou omission dans l’envoi de l’avis de convocation ou d’ajournement d’une assemblée annuelle ou extraordinaire des membres n’aura pour effet de rendre nulle ladite assemblée ni les délibérations qui y ont été faites, et tout membre peut renoncer n’importe quand au droit de recevoir un tel avis et peut ratifier, approuver et confirmer l’une ou toutes les délibérations qui y ont été faites.
Article 15
PRÉSIDENT ET SECRÉTAIRE D’ASSEMBLÉE
Les assemblées des membres sont présidées par le président de la corporation. C’est le secrétaire de la corporation qui agit comme secrétaire des assemblées. À défaut, les membres choisissent parmi eux un président et un secrétaire d’assemblée.
Article 16
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE
Une assemblée générale spéciale peut être convoquée en tout temps :
· Sur décision du Président;
· Par résolution du conseil d’administration;
· Par requête écrite d’au moins 10 membres en règle spécifiant le but de la réunion et transmise au Président ou au Secrétaire.
L’avis de convocation pour une assemblée générale spéciale doit être accompagné d’un ordre du jour et seuls les sujets inscrits peuvent y être discutés. L’avis de convocation doit être expédié au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée.
Article 17
QUORUM
Le quorum de toute assemblée générale annuelle ou spéciale est fixé à 10 membres en règle.
Article 18
VOTATION
À toutes les assemblées générales annuelles ou spéciales, le vote sur quelque sujet que ce soit est un vote à main levée, à moins qu’un membre en règle n’appelle un scrutin secret. Sauf lorsque spécifié autrement, la majorité simple est suffisante pour qu’un vote soit gagné. Seuls les membres en règle ont droit de vote et chaque membre n’a droit qu’à un vote. Tout membre peut voter par procuration. Le président de l’assemblée devra s’abstenir de voter à moins que les votes ne s’annulent; dans un tel cas, il aura le vote décisif.
Article 19
CONSEIL D’ADMINISTRATION (CA)
La CORPORATION est administrée par un conseil d’administration composé de sept (7) membres. Les administrateurs doivent être choisis parmi les membres en règle.
Les membres du conseil d’administration sont élus pour deux ans lors de l’assemblée générale annuelle. La moitié des membres du conseil d’administration est élue chaque année, par exemple quatre une année et trois l’année suivante. En temps normal, les mises en candidature se feront lors de l’assemblée générale annuelle. Dans le cas où le futur candidat prévoit ne pas être présent à l’assemblée générale, sa mise en candidature devra être signée par au moins trois membres en règle et être présentée au secrétaire de l’assemblée générale. Le conseil d’administration comble lui-même toute vacance causée par la démission ou l’incapacité d’un de ses membres et la personne ainsi nommée assume tous les devoirs, les droits et les privilèges de son prédécesseur pour le reste du mandat. Le quorum de toute réunion du conseil d’administration est fixé à quatre personnes. Si le quorum n’est pas atteint après une période de trente minutes à partir de l’heure indiquée sur l’avis de convocation, la réunion est ajournée.
Article 20
CONSEIL DE DIRECTION (CD)
Les membres du conseil d’administration élisent annuellement un conseil de direction composé d’un président, d’un secrétaire et d’un trésorier. Le président sortant agit alors comme président d’élection; en son absence, toute autre personne désignée à cet effet peut agir comme président d’élection.
Article 21
RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le CA doit se réunir au moins trois fois par année; la réunion est convoquée par le secrétaire, à la demande du président ou de 3 membres du conseil d’administration. Le président détermine le lieu, la date et l’heure de la réunion et décide de sa conduite. Le président préside les réunions. Tous les membres du CA ont droit de vote. Les décisions sont prises à majorité des voix des membres présents. Le président a une voix prépondérante en cas d’égalité des votes.
Article 22
AVIS DE CONVOCATION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Un avis de convocation indiquant l’endroit, la date, l’heure et l’ordre du jour de la réunion est adressé par le secrétaire à chacun des membres du CA dix jours avant la date de la réunion. Si un membre du CA ne peut se présenter au prochain CA auquel il est convié, il se doit d’en aviser le secrétaire.
Article 23
ABSENCE NON MOTIVÉE
Si un membre du CA ne se présente pas à deux assemblées régulières consécutives du CA, et ce, sans avoir motivé son absence auprès du secrétaire, le CA peut le destituer de son poste dès le début de la troisième assemblée régulière du CA. Ce poste sera alors considéré vacant et pourra être comblé par le CA.
Article 24
MANDAT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION (CA)
·Adopte les statuts et règlements de la CORPORATION;
·Adopte le rapport annuel d’activités préparé par le président;
·Adopte le bilan financier annuel préparé par le trésorier;
·Adopte un plan d’action annuel et un plan d’action budgétaire;
·Procède à l’élection des membres du Conseil de direction (président, secrétaire et trésorier) à la suite de l’AGA;
·Désigne, parmi les directeurs, le remplaçant temporaire du président lorsque celui-ci ne peut agir;
·S’assure, lors de la formation des comités, de la participation d’au moins un membre du CA à chacun des comités;
·Voit à la bonne administration de la CORPORATION;
·Décide des nominations qu’il juge opportunes en matière de représentation et délégation;
·Décide de l’orientation et de la position de la CORPORATION sur les nouvelles questions;
·Accepte la demande d’adhésion des membres.
Article 25
MANDAT DU CONSEIL DE DIRECTION (CD)
·Exécute les principales orientations données par le CA et l’AGA;
·Forme des comités ad hoc;
·Analyse trimestriellement la situation financière;
·Gère les allocations budgétaires accordées aux divers projets;
·Analyse trimestriellement la situation des divers projets et fait le suivi au CA;
·S’il y a lieu, engage, après consultation et approbation du CA, le personnel associé à certains projets et évalue leur fonctionnement
Article 26
MANDAT DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE (AGA)
·Élit les membres du CA;
·Ratifie les statuts et règlements de la CORPORATION;
·Reçoit le bilan financier annuel présenté par le trésorier;
·Reçoit le bilan annuel du CA présenté par le président;
·Reçoit le plan d’action annuel du CA;
·Reçoit le plan d’action budgétaire du CA.
Article 27
MANDAT DU PRÉSIDENT
Le Président est le représentant officiel de la CORPORATION et du conseil d’administration. Il pose tous les gestes requis et autorisés par la Loi sur les compagnies. Il possède tous les pouvoirs et a les devoirs que lui attribuent les statuts et règlements de la CORPORATION. Il peut signer les chèques conjointement avec le Secrétaire ou le Trésorier. Vu ses principales fonctions, le Président :
·Représente officiellement la CORPORATION auprès des médias, des instances municipales, régionales, provinciales et fédérales et de la population;
·Préside les réunions de la CORPORATION;
·Élabore les points d’ordre du jour des réunions de l’AGA, du CD et CA;
·Assure le bon fonctionnement de la CORPORATION avec l’aide de son CD et son CA;
·Soumet annuellement un rapport d’activités au CA;
·Présente le bilan annuel des activités de même que le plan d’action pour l’année à venir à l’assemblée générale annuelle.
Article 28
PROCÉDURE DE DESTITUTION
Tout président dont les agissements semblent aller à l’encontre de la philosophie et/ou de l’intérêt de la CORPORATION de telle façon qu’il semble lui causer un préjudice important peut être démis de ses fonctions sur simple vote à cet effet par au minimum 2/3 des membres du CA présents lors d’une réunion régulière ou extraordinaire du CA Dans ce cas, il est aussi démis de ses fonctions de directeur.
Article 29
MANDAT DU SECRÉTAIRE
Le Secrétaire achemine les ordres du jour et rédige les procès-verbaux de toutes les assemblées générales et spéciales et des réunions du conseil d’administration. Il conserve une version électronique des procès-verbaux et une version papier dans un cartable à cet effet. Il doit voir à ce que tous les avis de convocation soient donnés en conformité avec les statuts et règlements de la CORPORATION et de la Loi sur les compagnies.
Il peut signer les chèques conjointement avec le Président. Vu ses principales fonctions, le Secrétaire :
·Met à jour et classe tous les procès-verbaux, rapports, certificats et autres documents et registres exigés par la Loi sur les compagnies selon la procédure prévue;
·S’assure que la liste des membres soit à jour et contienne les informations nécessaires;
·Fournit aux membres les informations nécessaires;
·Voit à ce que les procès-verbaux soient rédigés et transmis;
·S’assure que les résolutions du CD et du CA soient prises en bonne et due forme;
·S’assure de la bonne application des statuts et règlements de la CORPORATION et du respect des quorums aux AGA, CA et CD;
·S’assure de l’adhésion de la CORPORATION aux différents organismes environnementaux
Article 30
MANDAT DU TRÉSORIER
Le Trésorier est le gardien des fonds, des investissements, des dettes et de tous les documents de valeur de la CORPORATION. Il tient les états financiers. Il tient un registre des cotisations reçues. Il peut encaisser, accepter et endosser les chèques et autres documents de négociation commerciale. Il peut signer les chèques conjointement avec le Président. Vu ses principales fonctions, le Trésorier:
·Dépose les chèques et les sommes d’argents au nom et au crédit de la CORPORATION à la l’institution financière désignée par le CA;
·Paye les sommes dues par la CORPORATION
·Tient les livres à jour;
·Produit les états financiers annuels;
·Présente la situation financière à chaque trimestre au CD;
·Présente les états financiers de l’année écoulée de même que les prévisions pour l’année à l’assemblée générale annuelle;
·Remplit annuellement la Déclaration de revenus et de renseignements des sociétés sans but lucratif de la CORPORATION et la soumet à Revenu Québec avec les états financiers et le paiement des droits annuels d’immatriculation.
Article 31
MANDAT DES DIRECTEURS
Chacun des autres directeurs assume la responsabilité des dossiers qui lui sont assignés par le conseil d’administration. Les directeurs participent de plein droit à toutes les décisions prises par le conseil d’administration. Vu son mandat, un directeur:
·Participe aux réunions du CA;
·Collabore à la révision des différents documents en rapport avec l’assemblée générale annuelle (AGA);
·Collabore à l’élaboration du plan d’action annuel du CA;
·Participe à un ou des comités de mise en œuvre du plan d’action annuel du CA;
·Recueille les attentes des propriétaires, reçoit leur cotisation annuelle, les invite à soumettre leurs problèmes, promeut le respect de l’environnement, des habitudes de vie respectueuses du caractère naturel des lieux;
·Répond aux demandes d’informations des propriétaires.
Article 32
SORTIES DE FONDS
Toute sortie de fonds doit se faire par chèque, [AL5] et tout chèque doit être signé par le Président et par l’une des deux personnes suivantes :
·Le Secrétaire;
·Le Trésorier.
Article 33
DOCUMENTS
Les documents exigeant la signature de la CORPORATION doivent être signés par le Président et le Secrétaire ou le Trésorier ou, en leur absence, par deux directeurs désignés par le conseil d’administration.
Article 34
RÉMUNÉRATION
Les membres du conseil d’administration ne reçoivent aucune rémunération.
Article 35
FRAIS DE DÉPLACEMENT OU DE REPRÉSENTATION
Les membres du conseil d’administration peuvent se faire rembourser, sur présentation des pièces justificatives, les frais de déplacement ou de représentation encourus dans le cours normal des affaires de la CORPORATION, à la condition que ces frais aient été préalablement approuvés par le conseil d’administration.
Article 36
AMENDEMENTS
Les statuts et règlements de la CORPORATION peuvent être amendés lors d’une assemblée générale annuelle ou spéciale. Tout amendement doit d’abord être adopté en CA et être proposé par écrit aux membres au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée générale. Pour être ratifié, un amendement doit être voté à une majorité d’au moins les deux tiers des membres présents lors de cette assemblée.
Article 37
BILAN FINANCIER
Un bilan financier doit être présenté à l’assemblée générale annuelle.
Article 38
ANNÉE FINANCIÈRE
L’année financière de la CORPORATION se termine le 31 décembre.